Beim FF&E bzw.  Hotelinventar handelt es sich um alle Möbel, Einrichtungen und Einbauten sowie die Betriebsausstattung, die für den ordnungsgemäßen Betrieb eines Hotels entsprechend eines definierten Hotelstandards erforderlich sind. Naturgemäß kann es sich dabei um Gegenstände handeln, die mit dem Gebäude fest verbunden sind oder beweglich bzw. unbeweglich sind.

Das ergänzend zu einem Hotelbetrieb erforderliche Kleininventar (z.B. Gläser, Geschirr, Besteck, Wäsche, Kleiderbügel, Werkzeug etc.) wird OS&E („Operating Supplies & Equipment“) oder auch SOE („Small Operating Equipment“) genannt.

Eine weitere branchenbezogene Abgrenzung vom FF&E erfolgt zum Begriff „IT & Systems“, mit dem  die Hardware und Software für Computer-, Informations- und Telekommunikationssysteme gemeint sind.

Generell empfiehlt es sich, die Abgrenzung möglichst früh zu treffen, um schon von Anfang an bei einem Projekt eine klare Kostenzuordnung sicherzustellen. Da es zwischen Betreiber und Eigentümer eine Vereinbarung betreffend Erhaltung und Ersatz des FF&E gibt und oft auch Kostenzuschüsse des Betreibers zum FF&E-Budget gemacht werden, ist eine frühzeitige klare Definition notwendig. 

Koordinierung des Innenarchitekten und aller anderen beteiligten Fachplaner und Fachingenieure (z.B. Architekt, Lichtplaner, TGA, IT-Spezialist u.a.).
Vorbereiten der Verträge für die an der Planung Beteiligten sowie die Lieferanten/Monteure, einschließlich Nachverfolgung und Nachtragsmanagement. 
Prüfung von Rechnungen und Erstellung einer Zahlungsempfehlung(sliste).

Frühzeitige Beteiligung bei der Aufstellung des FF&E-Budgets, Kostenermittlung (Angebots-einholung), Kostenfortschreibung, Kostenkontrolle. Aufstellung eines Steuerungsterminplanes.

Auf Wunsch und als gesonderte Leistung übernehmen wir die Koordination für die Herstellung und Einrichtung im betreffenden Bauprojekt vor Ort, in einem bestehenden Hotel oder einen jeden anderen geeigneten Standort.

Versand der Ausschreibungsunterlagen und Aufbereitung der Ergebnisse zur Entscheidung durch den Auftraggeber. Teilnahme an den oder Durchführung der Vergabeverhandlungen.

Bemusterungsorganisation, -durchführung und -nachbereitung. 
Lieferungen und Montage werden regelmäßig überwacht, der Abnahmeprozess wird gemäß Steuerungsterminplan erfasst und kontrolliert. Mängelprotokolle werden erstellt, die Abarbeitung der Mängel nachgehalten.

Gemeinsam mit dem Auftraggeber wird der Umfang der gewünschten Dokumentations- und Revisionsunterlagen ermittelt und bei den Firmen abgefordert. Der Auftraggeber erhält zum Abschluss der Maßnahmen eine Gesamtpaket aller Dokumentationsunterlagen.

Auf Wunsch und als gesonderte Leistung übernehmen wir das Gewährleistungsmanagement für den Auftraggeber für alle gemäß Projektsteuerungsvertag Liefer- und Montageleistungen.

Hierzu arbeiten wir mit qualifizierten und erfahrenen Fachplanern zusammen, um insbesondere die Qualität der gelieferten Objekte und durchgeführten Montagen vor Ort zu sichern.